Im Rahmen ihrer Beschäftigungspflicht haben die privaten und öffentlichen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber gesondert für jeden Betrieb und jede Dienststelle ein Verzeichnis der bei ihnen beschäftigten schwerbehinderten, ihnen gleichgestellten behinderten Menschen und sonstigen anrechnungsfähigen Personen laufend zu führen und dieses den Agenturen für Arbeit und den Integrationsämtern, die für den Sitz des Betriebes oder der Dienststelle zuständig sind, auf Verlangen vorzulegen. Das Verzeichnis enthält die Grunddaten über die genannten Personen.
Zum Zweck der Veranlagung zur Ausgleichsabgabe müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber einmal jährlich das Verzeichnis der schwerbehinderten Menschen und die Anzeige zur Veranlagung der Agentur für Arbeit übersenden, in deren Bezirk die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber ihren bzw. seinen Wohn-, Unternehmens- oder Verwaltungssitz hat (§ 80 Absatz 1 und 2 SGB IX). Die Mitglieder des Integrationsteams erhalten je eine Kopie des Verzeichnisses (§ 80 Absatz 2 Satz 3 SGB IX).
